不容忽视的办公成本
研究机构对美国５００家大型企业的一项调研发现：８３％的公司认为，文件对核心业务非常重要：从市场部的产品目录、直邮资料，到财务部的付款通知以及设计生产部门的用户手册、技术资料等等。调查显示，企业在文件方面的运营处理花费占据了公司整体营业额的１％－３％。然而，９０％的ＣＩＯ或ＣＦＯ并不清楚公司在文件方面的具体花费，打印、复印等文件处理的消耗成为企业成本中未经审核的最后“堡垒”。
富士施乐株式会社日本和亚太区全球服务业务总裁冈野正树近日在京表示，将文件业务外包，可以帮助公司从繁杂的文件处理及相关硬件设备的管理和维护中摆脱出来，将节省的人力、精力和成本投入到自身的核心业务中。
数据显示，采用文件外包服务后，客户的文件支出成本有可能减少１０％－３０％。前不久，宝洁公司与富士施乐／施乐签署了为期５年的文印外包服务，预计能将办公成本降低２０％—２５％，年耗电量将节省３０％，年用纸量将节省２０％—３０％。
从“拥有者”到“使用者”
通常，一个企业的各个部门，都各自拥有并管理着很多设备，负责这些设备的采购、维修、耗材，甚至要考虑每台机器应该放在哪里等，这必然会造成不同程度上的资源浪费，又给各部门增加设备管理的负担。
冈野正树表示，将打印业务外包后，专业公司将代替这些企业管理设备，提供更为优化的输出环境，使企业从设备的“拥有者”转变为“使用者”。其结果是，不仅提高了企业资产利用率，实现了设备的统一管理和制度化，还使企业有了进一步降低成本的空间。同时，因为有专业的打印服务商提供服务，打印设备的维护和故障的及时清除会比以往更加快捷。
但是，如何才能确保客户从“拥有者”到“使用者”角色的顺利互换？据冈野正树介绍，根据富士施乐的实践和服务经验，在为客户实施全球服务（文件外包服务相关业务）之前，专业人员会先了解客户的需求，再通过精益六西格玛理论对客户的办公环境、文件管理流程进行评估，同时倾听客户的意见，全面细致地了解客户运营的实际情况。通过调查评估，公司将根据不同的客户量身订制不同的文件管理服务，配置最优化的设备组合并改善文件管理流程。
文件外包将快速起飞
去年，富士施乐全球营业额达到１００亿美元，在富士施乐（中国）有限公司去年全部销售额中，全球服务占到９％。虽然这一比例不高，但富士施乐株式会社副总裁、富士施乐（中国）有限公司总裁徐正刚说，“这部分业务增长迅速，预计未来会有两位数的增长。”
全球知名咨询公司Ｇａｒｔｎｅｒ的一项调研报告显示，到２０１０年文件输出设备管理服务，将呈现两位数的增长，从２００７年的３７．５８亿美元增长到至少４１亿美元。而就目前的欧美市场而言，办公设备销售已经出现下滑，而服务业务却在快速增长。徐正刚坦言，如果一个企业只卖硬件而不做服务，早晚是要死掉的，从产品销售向服务转变只是一个时间问题。
据国际外包协会统计，世界５００强中有８５％采用部分或者全部文件服务外包，降低文件处理成本，提高工作效率，从而使企业的资源集中到核心业务上来。而在中国，这一领域的发展还处于起步阶段。但在徐正刚看来，中国市场虽然比较特别，客户群的组成也更为复杂，但高端产品每年的增长却非常迅速，这为公司的全球服务提供了增长机会。（辛明）
