《环球》杂志记者/卞卓丹 乐艳娜 实习记者/李梦
许多关注北京奥运会的人们都曾见到过这样一张照片：2008年8月8日中午，人民大会堂内，国家主席胡锦涛同各国贵宾们谈笑风生，共同步入宴会大厅。
这是胡主席为来华出席北京奥运会开幕式的贵宾们举行的欢迎宴会。镜头定格的瞬间，是各国领导人一同步入宴会厅。胡主席居于队伍前排正中，身边的时任美国总统布什笑对着前方，再往左，俄罗斯总理普京健步前行。
画面中，布什夫妇与普京比肩而行。可是这一瞬间，却差点因为一个“偶然”而被错过。数十分钟前，人民大会堂北大厅开始举行迎宾仪式，国际贵宾们按规定时间有序抵达。普京抵达前，也许正处理格鲁吉亚与俄罗斯在南奥塞梯的军事冲突。为等候赶往人民大会堂的普京，迎宾节奏稍微放慢了一些……于是，那张照片最终呈现了完美的效果。
两个月后，10月24日，第七届亚欧首脑会议在北京召开时，同样有一张照片令人记忆犹新：随着巨幅长城背景画的徐徐拉开，胡主席、温总理及与会外国领导人步入北大厅，形成了“人从画中来”的效果……
其实，无论是普京的“准时到达”，还是亚欧领导人完美亮相，在这些外交舞台的背后都有一支鲜为人知、忠于职守、训练有素的“幕后团队”的辛勤工作——外交部礼宾司。
北京奥运成为经典案例
一位外交界的老前辈曾说过：“外交是国家的人格行为，礼仪是外交的敏感表情。”礼宾作为外交的载体、国家对外的“窗口”，它所孕育的内涵远远超乎我们的想象。
《环球》杂志记者来到外交部礼宾司的时候，司领导介绍说，“礼宾工作包含着许多大家看不到的千头万绪的工作。”比如，组织一场国际会议的礼仪活动，既要统筹协调，又要兼顾各方，既要保证不同国家代表语言交流的顺畅，席位安排上还要考虑国家关系、宗教信仰、文化差异等各种因素。“让大家都满意，都认同，不是一件容易的事 。”
谈及成功的礼宾案例，记者走访的礼宾人员首推北京奥运会：这场规模空前的盛会成了新世纪中国形象的一次精彩亮相。
在被现场直播的欢迎宴会上，习惯用左手的国际贵宾们就坐时发现，他们的餐刀没有一把是放在右边的；考虑到不同民族不同地区的饮食需求，宴会一共提供了6种个性化菜单；为了使国际贵宾们看到自己熟悉的语言，胡主席的讲话稿被印制成了15种文字……
奥运会这样的国际场合同时也是一个展示中国传统文化的场所。宴会前，在贵宾们休息的人民大会堂西大厅里，摆放了从国家博物馆等地借调来的8件文物，配有中、英、法三种文字的说明。欢迎宴会的请柬、菜单、席位图、座位卡、讲话稿设计新颖，系列配套，集美观、实用为一体。请柬是以《清明上河图》为背景，竖版排列，菜单则采用线装书形式，里面配有精美的文物插图，深受来宾喜爱，大家争相收藏。
作为奥运会的一个隆重开场，很重要的方面是通过媒体进行展示。实际上，胡主席与国际贵宾们走进宴会厅的那张照片，也是经过精心设计的。
最初的设想是中方联络员陪同各自负责的贵宾走上楼梯、进入宴会厅并引领入座，但众多联络员掺杂在中间，必将影响到镜头效果。经反复设计、演练，较好地兼顾了现场各项安排。于是第二天，定格的镜头成就了那一精彩的历史瞬间。
另值得一提的是，此次欢迎宴会，桌形设计和席次安排也独具匠心。
宴会的桌形设计本有九边形、大U形、花瓣形、九圆桌等方案。起先，采用了九个长桌拼成九边形的设计，新颖、大气。可是在距离奥运会开幕式不到一周的第二次演练中发现，此方案各对应桌间距较远，产生距离感，美中不足。于是宴会筹备人员连夜加班，将桌形改成了九圆桌——既拉近了距离，又体现了“九九归一”、“团团圆圆”的中国传统思想。
在座次安排上，既遵循奥运惯例，又体现中国特色。首桌突出了奥运大家庭，不仅有重点国家而且还兼顾了地区代表性，请胡主席夫妇与罗格、萨马兰奇和美国、俄罗斯、日本、法国、哈萨克斯坦、巴西、菲律宾、加蓬、巴基斯坦等国领导人就座。其他八桌请另外八位政治局常委分别作为主人，款待来自八方的贵宾。
“座次的安排可以说是数十易其稿，改了不知多少回。”负责宴会准备工作的同志介绍，既要考虑礼宾次序，也要考虑国家关系和宗教信仰等因素，避免敏感国家同桌或相邻。为了体现平等性，每张桌子都以花卉的名字来命名，而非采用数字排序。宴会乐曲的选择也是兼顾了中国特色和世界各地区的代表性。
8月9日，路透社特别关注了这次宴会的座次安排，作了积极评价。
与欢迎宴会类似，8月8日晚间的奥运开幕式同样是一项巨大的系统工程。
国家体育场“鸟巢”三层的核心贵宾区面积有限，通道狭窄。入场时，各国元首和政府首脑的随行人员不能进入，无法引领各自政要入座。在这种情况下如何保证客人们能在规定时间就坐？礼宾司想了一个办法——在座位上贴国旗与国名，每个通道上安排3个工作人员协助指位。退场时，一个局促的空间内数百人都要通过一部扶梯下楼，同样容易出现拥堵和混乱。经过演练，礼宾司在协调会上积极建议，退场分批次，外方先走，中方后走，由此保证了“流程”的顺畅。
礼宾司领导表示，“奥运结束后，国外国内对几场重大活动的礼宾安排给予高度评价，这就是成功。”
亚欧峰会的最佳车队顺序
2008年的“礼宾战役”，除了北京奥运会，还有10月下旬的第七届亚欧首脑会议。
两年一届的亚欧首脑会议已成机制，礼宾安排既要考虑若干国际惯例，也要体现东道国的特色。出席本届亚欧峰会共有10位国家元首、23位政府首脑，东盟和欧盟各1位领导人，1位副首脑、7位外交部长和1位副外长，其规模与2006年的中非合作论坛规模相当。按照亚欧会议惯例，温总理要在会议开幕式前，在人民大会堂依次迎接与会领导人。根据亚欧会议的做法，此场活动的礼宾顺序要突出四个协调员——中国、文莱、法国和欧盟委员会，同时也要考虑各代表团团长的级别。由于各代表团住得比较分散，有的住在西边的香格里拉酒店，有的住在东边的索菲特酒店，要保证他们在半小时内按顺序全部抵达会场，一个合理且各方都能接受的礼宾次序十分重要。经过反复研究和比较，礼宾司最终选择了按国名汉语拼音排序确定44位与会领导人车队出发顺序，大大缩短了道路管制时间。
实际执行当天，在各有关部门通力合作下，各车队行进流畅连贯，不到30分钟，44位领导人全部抵达人民大会堂，迎接仪式顺利举行。
实际上整个亚欧峰会期间，每场活动都有不同的礼宾顺序，包括领导人合影、开幕式的站位、会议的座次安排等，这是为了避免按某一固定排序方式导致一些与会领导人总排在后边或旁边。
对此，礼宾司同志解释说，“国际会议是重要的外交舞台，我们的任务就是让与会领导人有更多的机会相互接触和交流。”
礼宾司是“国家队”
总结北京奥运几场重要外事活动与亚欧峰会的礼宾工作之所以成功时，礼宾司领导介绍说，“有一点是与礼宾司工作人员的精益求精，在学习中开拓创新分不开的。”
除了平时的积累，在奥运之前，礼宾司还专门向各国的礼宾官、中国驻各国使领馆了解情况。“奥运会礼宾工作动用了数百名工作人员，仅贵宾联络员就有300多人，联络员向外方了解信息，饮食一项就要了解很多内容，比如，有没有宗教禁忌，能不能喝酒，对什么食品过敏等等，都要了解清楚。”
其实，除了对于重大活动的调研和组织，礼宾司的日常工作涉及面广，这从其组织构架就可见一斑。目前，礼宾司共设6个处：亚非处、欧美处、接待处、综合处、证件处和特权与豁免处。
亚非处和欧美处负责驻华使馆的日常事务，着重于礼仪方面，按照地区来划分。大使的到离任活动、驻华使馆的招待活动，两国建交的纪念活动，外国领导人逝世的吊唁活动等，都是这两个部门的职责范围。
接待处负责国宾和重要外宾的来访接待工作。据介绍，2008年，列入访问的国家元首有18位，政府首脑20位，副元首1位、副总理6位，外长21位……“仅仅是接待工作就有66起，这还不包括出席奥运会和残奥会的国际贵宾。”
综合处负责协调领导人出席的国际会议，指导处理涉外礼仪事务，处理国家领导人、外长的贺年卡、礼仪性的电函来往。
目前与中国建交的有171个国家。这些国家的驻华使馆以及20多个国际组织的驻华机构的工作人员及其家属，身份需要得到认证并发放证件，这由证件处负责。据统计，仅2008年，证件处就发放了4900份证件。
根据《维也纳外交关系公约》和《中华人民共和国外交特权与豁免条例》，在华外交人员及其家属享有外交特权和豁免，涉及这方面的事宜由特权和豁免处负责。
“其实，礼宾司的工作确实可以用千头万绪来形容。作为国家的‘门面’，和奥运的‘国家队’一样，‘十年磨一剑’，礼宾司也可以说是中国的礼宾‘国家队’。”礼宾司领导总结说。
礼宾官的应变与担当
《环球》杂志在外交部采访时问及礼宾官需要具备哪些素质，礼宾司领导说，除了政治素质、组织纪律和专业水准，还应特别强调两点，应变能力和奉献精神。
国家主要领导人出访时，随行的礼宾人员一般有几人，而其他级别的领导人出访，随行礼宾官只有一或两位，因此礼宾官们常常要独当一面。“现在的外交活动非常复杂，双边和多边活动经常交错进行。领导人可能不仅仅出席一个国际会议，还要顺访会议主办国，或者是在访问某个国家时顺便参加在那里举行的国际会议。经常是两三天的时间里搞二三十场的外事活动，强度大，变数更大。因此，每个礼宾工作者都要有很强的应变能力，要处变不惊，沉着应对。”
礼宾司亲历过香港回归、澳门回归、中非合作论坛、北京奥运会、亚欧首脑会议等重大活动的同志们介绍了许多这方面的体会。
至于说起奉献，从礼宾官的工作中便能看得出来。随着国家实力的增强，中国参与国际事务越来越多，外交礼宾任务也逐年增加。礼宾工作具有很强的时效性。在礼宾司，工作人员加班加点是常态，许多同志几年来没有休过年假，常常是一个任务刚刚完成，新的任务已经摆在案头，中间连喘息的时间都没有。
如今，礼宾司约有70名工作人员，其中女性占了一半比重。她们特有的审美意识和细致程度，常使得礼宾安排庄重而不失典雅，宏大而不失细致。这些“半边天”在工作中发挥着主力军作用，还荣获了中央国家机关“巾帼建功”先进集体的称号。多年来，礼宾工作取得了骄人的成绩，得到了中央有关领导和外交部领导的多次肯定，但“礼宾人”的步伐从未停歇，他们默默地在自己的岗位上辛勤耕耘，参与并见证着一幕幕中国外交的历史画面……
